Admission Assistant Adjoint-e aux admissions

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in social communication, counseling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, philosophy, theology, human relations, transformative leadership and spirituality, and social innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

Saint Paul University is known for its integration of learning and research with social engagement, resulting in a unique student experience. It participates in dialogue on contemporary issues and is committed to social justice.

SUMMARY

The incumbent is responsible for receiving and opening digitized admission application files for all programs at Saint Paul University. He or she ensures that the files are complete and that all required documents have been received. The incumbent is responsible for calculating the averages of candidates who have completed their studies in a Canadian and/or American institution. He or she enters the data into the academic information system (uoCampus). The registrant is responsible for correspondence and the processing of school records.

KEY RESPONSIBILITIES

• Welcoming and receiving candidates. Provides general information, program information and information about the admission process;

• Receiving documents; preparing applications; acknowledging receipt;

• Student Files: Manages and digitally files documents for admission files;

• Student records: entering data into the school information system;

• Responding to admissions inquiries (e-mail and telephone);

• Scans and indexes all incoming documents;

• Calculates the averages of applicants who have completed studies at a Canadian and/or American institution;

• Follows up on admission requirements;

• May be called upon to receive and process application fees. Follows up with the university's Finance Department.

• Refers to the admissions officers when questions are related to the evaluation or decision on the file.

• If necessary, replaces the receptionist.

EDUCATION, EXPERIENCE, KNOWLEDGE AND

• A College diploma in a relevant field or a combination of training and experience deemed equivalent

• Data Entry Experience

• Significant customer service experience

• Experience with multicultural clients

• Extensive knowledge of computer tools such as Windows, word processing, presentation software, spreadsheets, Internet, e-mail and electronic scheduling tools

• General knowledge of the university system and admissions processes in Canada

• Knowledge of the school information system an asset

• Excellent customer service skills

• Meticulousness and great attention to detail

• Tolerance for repetitive work

• Great sense of organization

• Availability and flexibility to respond to emergencies

• Ability to collaborate and work in a team

• Sense of responsibility, good judgment, tact and discretion

• Bilingualism: fluency in French and English (oral and written)

Interested candidates are requested to submit an online application at

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, philosophie, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

L’Université Saint-Paul se démarque par l’intégration de l’apprentissage et de la recherche à l’engagement social, ce qui permet d’offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le titulaire est responsable de la réception et de l’ouverture de dossiers numérisés des demandes d’admissions pour l’ensemble des programmes de l’Université Saint-Paul. Il s’assure que les dossiers soient complets et que toutes les pièces requises aient été reçues. Le titulaire assure le calcul des moyennes des candidats ayant complétés des études dans un établissement canadien et/ou américain. Il entre les données au système d’information scolaire (uoCampus). Le titulaire s’occupe de la correspondance et du traitement des dossiers scolaires.

PRINCIPALES FONCTIONS :

• Accueillir et recevoir les candidats. Fournir des renseignements d’ordre généraux, ainsi que l’information relative aux programmes et au processus d’admission;

• Réceptionner des documents; monter des demandes d’admission; produire des accusés de réception;

• Dossiers étudiants : gérer et classer de façon numérique les documents pour les dossiers d’admission;

• Dossiers étudiants : entrer des données dans le système d’information scolaire;

• Répondre à des demandes d’informations relatives aux admissions (courriels et téléphone);

• Numériser et indexer tous les documents reçus;

• Calculer la moyenne des candidats ayant complétés des études dans un établissement canadien et/ou américain;

• Faire les suivis des conditions d’admission;

• Peut être appelé à recevoir et traiter les frais des demandes d’admission. Effectue les suivis nécessaires auprès du Service des finances de l’université.

• Référer aux agents d’admission lorsque les questions sont reliées à l’évaluation ou la décision du dossier.

• Au besoin, remplacer la personne préposée à l’accueil.

FORMATION, CONNAISSANCES, EXPÉRIENCE ET QUALITÉS ESSENTIELLES

• Détenir un diplôme collégial dans un domaine pertinent ou une combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente

• Expérience de l’entrée de données

• Expérience importante du service à la clientèle

• Expérience auprès de clientèle multiculturelle

• Connaissance approfondie d’outils informatiques tels que Windows, logiciels de traitement de texte, logiciels de présentation, tableurs, Internet, courrier électronique et outils électroniques de planification des horaires

• Connaissance générale du système universitaire et des processus d’admissions au Canada

• Connaissance du système d’information scolaire, un atout

• Excellentes compétences en service à la clientèle

• Méticulosité et grand sens du détail

• Tolérance au travail répétitif

• Grand sens de l’organisation

• Disponibilité et flexibilité pour répondre aux urgences

• Capacité à collaborer et à travailler en équipe

• Sens des responsabilités, bon jugement, tact et discrétion

• Bilinguisme : aisance à s’exprimer en français et en anglais (à l’oral et à l’écrit)

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels